Datenschutz Köln – Namensschilder von Mitarbeitern

Namensschilder auf der Arbeitskleidung – Fragen zum Datenschutz aus dem DSGVO Alltag

Namensschilder von Mitarbeitern & die Zulässigkeit nach der DSGVO.

In vielen Bereichen ist es üblich, dass Mitarbeiter von Unternehmen ein Namensschild von sich auf oder als Anstecker an der Arbeitskleidung tragen. Oft beinhalten hierbei die Namensschilder den Vornamen und den Nachnamen des jeweiligen Mitarbeiters. Gerade in Bereichen, in denen die Mitarbeiter in direktem Kontakt mit den Kunden stehen, ist das gängige Praxis. 

Der Arbeitgeber verarbeitet die Namen hierbei zunächst elektronisch und bringt die Namen dann entweder direkt auf der Arbeitskleidung an oder druckt entsprechende kleine Namensschilder als Anstecker für die Mitarbeiter. Stellt sich also für Euch sowohl aus Arbeitgebersicht als auch aus Sicht als Arbeitnehmers die Frage: 

Sind Namensschilder von Mitarbeitern z.B. auf der Arbeitskleidung oder auf Ansteckern nach der DSGVO zulässig?

Nach der DSGVO ist das dann zulässig, wenn einerseits personenbezogene Daten verarbeitet werden und andererseits gleichzeitig die DSGVO diese Art der Datenverarbeitung durch eine Ermächtigungsgrundlage zugunsten des Arbeitgebers erlaubt. 

Namen als personenbezogenes Datum, Art. 4 Nr. 1 DSGVO

Ohne Zweifel handelt es sich bei dem Vornamen und dem Nachnamen des jeweiligen Mitarbeiters um personenbezogene Daten nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Da hier diese personenbezogene Daten zunächst elektronisch vom Arbeitgeber verarbeitet werden und dann als Anstecker gedruckt bzw. auf die Arbeitskleidung aufgebracht werden, handelt es sich um eine automatisierte Datenverarbeitung personenbezogener Daten, so dass die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) Anwendung findet. 

„Berechtigtes Interesse“ als Ermächtigungsgrundlage, Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO

Damit diese Datenverarbeitung nach der DSGVO rechtmäßig (also zulässig) ist, bedarf es einer Rechtsgrundlage (Ermächtigungsgrundlage) für den verarbeitenden Arbeitgeber. Eine solche Ermächtigungsgrundlage findet sich für den Arbeitgeber im sogenannten „berechtigtem Interesse“ nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Verkürzt gesagt, ist danach eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten zulässig, wenn der Arbeitgeber

1. ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung hat und
2. die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. 

Demnach findet hier im Ergebnis eine Interessensabwägung zwischen dem berechtigten Interesse des Arbeitgebers als Verantwortlicher auf der einen Seite und den berechtigten Interessen und Grundrechten etc. des Mitarbeiters als Betroffenem auf der anderen Seite statt. Es muss also einerseits ein entsprechendes berechtigtes Interesse des Verantwortlichen bestehen, seine Mitarbeiter mit entsprechenden Namensschildern zu versehen. Andererseits darf das Interesse des jeweiligen Mitarbeiters, seinen Namen nicht preisgeben zu müssen, dem nicht entgegenstehen. Wenn Letzteres überwiegt, ist eine Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO nicht zulässig. 

Namensschilder von Mitarbeitern – Meinung der Landesbeauftragten für Datenschutz Bremen

Nach der Landesbeauftragten für Datenschutz Bremen gelte hier als berechtigte Interessen auf Seiten des Arbeitgebers eine kundenfreundliche Bedienung seiner Kunden. Diese bestünde durch die Möglichkeit der persönlichen Ansprache des jeweiligen Mitarbeiters durch den Kunden. Ferner stelle die gezielte Beschwerdemöglichkeit über Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen ebenfalls ein berechtigtes Interesse dar. Dies gelte gerade in Großbetrieben mit Kundenkontakt.

Demgegenüber stünden die Interessen, die Grundrechte und die Grundfreiheiten der Mitarbeiter, nicht durch Kunden etc. belästigt zu werden. Sofern die Namensschilder lediglich innerhalb des Unternehmens getragen würden, und die Beschäftigten keinen Kundenkontakt hätten, bestünden keine datenschutzrechtliche Bedenken. In diesem Fall würden die Grundrechte und Grundfreiheiten der Mitarbeiter nicht überwiegen (vgl. Artikel „Namensschilder auf der Arbeitskleidung“ der Landesbeauftragten für Datenschutz Bremen). Demnach sei dies nach der DSGVO zulässig. 

Anders sehe es jedoch aus, wenn die Beschäftigten mit Kundenkontakt verpflichtet wären, Namensschilder mit Vor- und Nachnamen zu tragen. In diesem Falle würden die Grundrechte und Grundfreiheiten der Beschäftigten überwiegen. Hierbei bestünde nicht ohne Grund das Risiko, dass Mitarbeiter persönlich belästigt werden könnten. So sei es anhand öffentlicher Telefonbücher oder Suchmaschinen im Internet möglich, dass die Namen der Mitarbeiter mit Privatanschriften verbunden würden.

Darüber hinaus seien anhand dieser Daten und Recherchen im Internet Profile über die betroffenen Personen möglich (Urteil des Europäischen Gerichtshofs – EuGH – vom 06.10.2015 – C-362/14). Dies könne die Grundrechte auf Achtung des Privatlebens und des Schutzes personenbezogener Daten verletzen.

Daneben gelte das Gebot der Datenminimierung, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein müssten. Demzufolge könne nach Ansicht der Landesbeauftragten für Datenschutz Bremen der Arbeitgeber zur Einhaltung des Datenschutz-Grundsatzes nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO von Beschäftigten nur verlangen, dass Nachnamen auf Namensschildern angebracht würden (vgl. hierzu insgesamt den Artikel „Namensschilder auf der Arbeitskleidung“ der Landesbeauftragten für Datenschutz Bremen). 

Namensschilder DSGVO – Ein Fazit:

Im Ergebnis bedeutet das also, dass Namensschilder datenschutzrechtlich zulässig sind, sofern nur Nachnamen verwendet werden. Hier können sich die Unternehmen mit Erfolg auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO berufen. Gleiches muss gelten, wenn im heutigen Zeitalter auf den Namensschildern nur die Vornamen abgedruckt sind. 

Namensschilder von Mitarbeitern – Ein etwas paradoxer Umkehrschluss

Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch, dass Namensschilder mit Vor- und Nachnamen nicht gegen die DSGVO verstoßen können. Werden nämlich die Namensschilder hingegen nicht zuvor durch die EDV (also automatisiert) verarbeitet, ausgedruckt und dann anschließend in die Schildchen für die Arbeitskleidung eingebracht, findet die DSGVO keine Anwendung, da der Anwendungsbereich des Art. 2 Abs.1 DSGVO nicht greift. Schreibst Du die Namensschilder also ausschließlich handschriftlich, dann haben hast Du hier kein Problem mit der DSGVO. Was für ein Irrsinn!

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